I Hoopit samler vi utlegg, fakturaer og interne oppgjør under ett begrep: krav. Et krav er penger som skal flyttes til eller fra en gruppes lagkasse. Det finnes tre typer krav, og de deler samme flyt: noen oppretter kravet, en økonomiansvarlig godkjenner det, og pengene gjøres opp – automatisk hvis klubben bruker regnskapsintegrasjon (Catacloud).
De tre kravtypene
1. Utlegg
En person – utøver, forelder eller leder – har lagt ut for noe og vil ha pengene refundert fra en gruppe. Alle som er knyttet til gruppen kan sende inn et utlegg, og det må dokumenteres med kvittering.
👉 Les mer i Utlegg og krav.
2. Leverandørfaktura
Klubben har mottatt en faktura fra en leverandør som skal belastes en gruppes lagkasse – for eksempel utstyr eller baneleie. Den som har fakturatilgang registrerer fakturaen i Hoopit og velger hvilken gruppe som skal ta kostnaden.
Ikke det samme som faktura til et medlem: Skal du sende en faktura til et medlem som skal betale med KID, er det en annen funksjon. Se Opprette faktura.
👉 Les mer i Registrere leverandørfaktura.
3. Krav mellom grupper
Én gruppe skal belaste en annen gruppe – for eksempel når et lag skylder klubben for noe, eller når en gruppe dekker en felles kostnad. Gruppen som skal ha pengene oppretter kravet, og økonomiansvarlig i gruppen som skal belastes godkjenner det.
👉 Les mer i Krav mellom grupper.
Hvem kan opprette og godkjenne?
Opprette: Alle som er knyttet til gruppen kan sende inn utlegg og krav mellom grupper. Leverandørfaktura krever fakturatilgang.
Godkjenne: Økonomiansvarlig i gruppen kravet belaster – eller høyere opp i klubbhierarkiet – kan godkjenne eller avvise. Et avvist krav sendes tilbake til den som opprettet det.
Statuser
Krav vises i økonomioversikten i to faner:
Utgående – krav gruppen selv har sendt (krav mellom grupper).
Innkommende – krav som belaster gruppen: utlegg og krav fra andre grupper som venter på godkjenning.
Statusene et krav kan ha:
Sendt / Avventer – kravet er sendt inn. Avsenderen ser «Sendt», mens gruppen som skal godkjenne ser «Avventer».
Godkjent – kravet er godkjent og gjøres opp.
Betalt – et utlegg er utbetalt til personen.
Overført – et krav mellom grupper er gjort opp mellom lagkassene.
Avvist – kravet er sendt tilbake til den som opprettet det, med en begrunnelse.
Leverandørfaktura har egne statuser (Sendt → Behandles → Betalt) – se Registrere leverandørfaktura.
Med og uten regnskapsintegrasjon (Catacloud)
Krav kan opprettes og godkjennes uansett om klubben har regnskapsintegrasjon eller ikke. Det er oppgjøret og statusoppdateringen som er forskjellig:
Med Catacloud: Godkjente krav bokføres og gjøres opp automatisk, statusene oppdateres etter hvert som kravet attesteres, betales eller overføres i regnskapet, og lagkassen oppdateres. Lagkassesaldoen du ser i Hoopit hentes i sanntid fra regnskapet.
Uten Catacloud: Dere kan bruke de samme flytene, men selve utbetalingen eller overføringen må gjøres manuelt utenfor Hoopit, statusene går ikke videre av seg selv, og det vises ingen lagkassesaldo i appen.
👉 Slik henger Hoopit og regnskapet sammen: Integrasjon mellom Hoopit og Catacloud.