Denne artikkelen dekker
Innsendelse av utlegg
Godkjenning og avvisning av krav
Statuser
Vanlige spørsmål og svar
Et utlegg er én av tre kravtyper i Hoopit. Se oversikten i Krav i Hoopit.
Innsendelse av utlegg
Velg gruppen utlegget tilhører.
Trykk på «+» og velg Utlegg.
Last opp eller ta bilde av kvitteringen og fyll inn nødvendig informasjon.
Sjekk at informasjonen stemmer og trykk «Lever krav».
Du får beskjed når kravet er godkjent, og et nytt varsel når det er utbetalt.
Godkjenning av krav
Når du som gruppeleder har mottatt et krav, dukker det opp i Innboks. Der kan du åpne kravet og se hva det gjelder og hvilke utlegg som er sendt inn. Du kan:
Godkjenne kravet dersom alt ser riktig ut – da skal personen få pengene tilbake.
Avvise kravet dersom noe er feil eller må rettes – det sendes tilbake til kravstiller med notatet du skriver.
Når et krav godkjennes, genereres det automatisk et bilag som sendes til regnskapet. Der godkjenner en attestant nummer to kravet og utbetalingen fra bank. Bruker klubben regnskapsintegrasjon (Catacloud), varsles kravstiller automatisk når kravet er utbetalt.
Statuser
Et utlegg går gjennom disse statusene:
Sendt / Avventer – kravet er sendt inn. Du som sendte det ser «Sendt», mens gruppen som skal godkjenne ser «Avventer».
Godkjent – økonomiansvarlig har godkjent kravet, og utbetaling er på vei.
Betalt – pengene er utbetalt til den som sendte inn kravet.
Avvist – kravet er sendt tilbake med en begrunnelse, slik at det kan rettes og sendes på nytt.
Bruker klubben regnskapsintegrasjon (Catacloud), oppdateres «Betalt» automatisk når utbetalingen er gjennomført i regnskapet. Uten integrasjon markerer økonomiansvarlig kravet som betalt manuelt.
Vanlige spørsmål og svar
Hvordan vet jeg at status på kravet endrer seg?
Du varsles i appen så snart en administrator endrer eller oppdaterer status på kravet ditt.
Hvorfor ble kravet mitt avvist?
Åpne kravet for å se hvem som avviste det og begrunnelsen. Ta gjerne kontakt med lederen direkte hvis du har spørsmål.
Hvem kan sende inn krav?
Alle som er knyttet til gruppen – utøvere, foreldre og ledere – kan sende inn krav mot laget.
Hvem kan godkjenne krav?
Økonomiansvarlige i gruppen kravet er rettet mot, eller høyere opp i hierarkiet, kan se og godkjenne krav.
Kan jeg endre gruppen kravet er sendt mot?
Ja. Både innsender og godkjenner kan endre hvilken gruppe kravet tilhører. Som innsender må du trekke kravet tilbake før du kan endre gruppe.