1. Overordnet Logikk
Integrasjonen er bygget for å automatisere det mest tidkrevende arbeidet i et idrettslag: håndtering av lagskasser, utlegg og prosjekter. Systemet bruker Cataclouds dimensjonsregnskap for å holde hovedboken ryddig samtidig som hvert lag har full oversikt.
2. Dimensjoner og Lagskasser
I stedet for å opprette hundrevis av underkontoer i kontoplanen, bruker integrasjonen dimensjoner.
Automatisk synkronisering: Når et lag eller en gruppe opprettes i Hoopit, opprettes det automatisk en tilsvarende verdi i en egendefinert dimensjon i Catacloud når lagkasser er aktivert. Lagkasse aktiveres av Hoopit per idrett.
Saldoberegning i appen: Saldoen som lagledere ser i Hoopit er ikke en statisk sum lagret i Hoopit.
Hoopit gjør en sanntidsspørring mot Cataclouds hovedbok.
Saldoen beregnes som summen av alle transaksjoner i hovedbok filtrert på lagets dimensjon
Viktig: Hvis et bilag føres i Catacloud uten dimensjonstagg, vil det ikke synes i lagets saldo i Hoopit.
3. Avdelinger
Avdelingsmapping: Avdelinger i Hoopit (f.eks. Fotball, Håndball) kan mappes mot Cataclouds standard "Avdeling"-dimensjon. Dette må settes opp av Hoopit.
4. Bankkontoer
Det må settes opp bankkontoer for alle grupper i Hoopit. Dersom alle grupper eller alle grupper under samme avdeling har samme bankkonto kan Hoopit bistå med oppsettet slik at alle grupper arver samme konto
5. Utlegg og Leverandørhåndtering
Integrasjonen fjerner behovet for manuelt vedlikehold av leverandørregisteret for frivillige.
Automatisk opprettelse: Når en person (f.eks. en trener) legger inn et utlegg i Hoopit, sjekker systemet om personen eksisterer i Catacloud. Hvis ikke, opprettes personen automatisk som en Kontakt/Leverandør.
Kontering: Utlegget bokføres som en faktura i Catacloud, ferdig kontert mot riktig kostnadskonto og tagget med lagets dimensjon.
Utbetaling: Siden bankinformasjon følger med fra Hoopit, ligger alt klart for remittering i Catacloud.
Om flere leverandører med samme informasjon eksisterer, vil vi ikke kunne finne riktig og da blir utlegg sendt per mail
6. Prosjekthåndtering
For arrangementer som cuper, dugnader eller akademier, brukes prosjektmodulen i Catacloud.
Kontroll: Prosjekter opprettes alltid først i Catacloud.
Synlighet i Hoopit: For at et prosjekt skal bli valgbart for utlegg eller føring i Hoopit, må det tagges med merkelappen "Hoopit" og settes som aktivt i Catacloud.
Logikk: Dette sikrer at regnskapsfører har kontroll på prosjektlisten, og at kun relevante prosjekter vises for brukerne i appen.
Funksjon | Retning | Handling |
Nye lag | Hoopit →Catacloud | Oppretter dimensjonsverdier automatisk. |
Utlegg | Hoopit → Catacloud | Oppretter leverandør og bokfører bilag med dimensjon. |
Oppgjør | Hoopit → Catacloud | Sender ferdig konterte salgsbilag (kontingent/avgift). |
Prosjekter | Catacloud → Hoopit | Synliggjør prosjekter tagget med "Hoopit" i appen.Prosjekter må aktiverre |
Saldo | Catacloud → Hoopit | Sanntidsspørring mot hovedbok basert på dimensjon. |
7. Kontoer
8. Sjekkliste ved spørsmål
"Hvorfor stemmer ikke saldoen i lagkassen?" Sjekk om alle manuelle bilag i Catacloud er merket med riktig lag-dimensjon.
"Hvorfor finner jeg ikke prosjektet i Hoopit?" Sjekk at prosjektet i Catacloud er aktivt og har taggen "Hoopit".
"Må jeg opprette leverandøren før jeg sender utlegg?" Nei, Hoopit gjør dette for deg ved første innsending.