I Hoopit kan du opprette en faktura til medlemmer som mottar økonomisk støtte, eller som av andre årsaker ikke kan betale direkte i appen. Fakturaen sendes og betales med KID, og når den blir betalt registreres betalingen automatisk i Hoopit – du trenger ikke lenger å markere den som betalt manuelt.
Slik oppretter du en faktura
Gå til Økonomi > Betalingsforespørsler i menyen til venstre.
Søk opp personen eller betalingen du vil fakturere.
Trykk på de tre prikkene til høyre på betalingen og velg Opprett ny faktura.
Fyll inn faktureringsdetaljene (se under). Feltene er forhåndsutfylt med informasjonen vi har om medlemmet – kontroller at de stemmer, og rediger ved behov.
Trykk Opprett ny faktura for å generere fakturaen.
Faktureringsdetaljer
Fornavn og etternavn – navnet på den som mottar fakturaen.
E-post (valgfri) – fakturaen sendes automatisk til denne e-postadressen. Lar du feltet stå tomt, sendes ikke fakturaen ut automatisk. Da må du laste den ned og sende den selv.
Adresse, postnummer og land – mottakerens fakturaadresse. Land velges fra en liste.
Betalingsfrist – forfallsdato på fakturaen. Kan ikke settes tidligere enn dagens dato.
Prisalternativ – for medlemskontingent må du velge hvilket prisalternativ fakturaen gjelder. Finnes det bare ett, velges det automatisk.
Notat (valgfritt) – vises på fakturaen.
Gebyr
Det påløper et fakturagebyr på 30 kr som betales av personen som mottar fakturaen, i tillegg til selve beløpet. Ønsker klubben å dekke gebyret selv, må du redusere beløpet på betalingen tilsvarende før du oppretter fakturaen.
Hva skjer etter at fakturaen er opprettet
Har du lagt inn e-post, sendes fakturaen automatisk som PDF til mottakeren. Du kan også laste den ned selv fra handlingsmenyen (de tre prikkene) på fakturaraden.
Mottakeren betaler fakturaen fra nettbanken med KID og kontonummer, som en vanlig faktura.
Når fakturaen er betalt, registreres betalingen automatisk i Hoopit, og beløpet føres på betalingen.
Fakturastatus
Alle fakturaer finner du under Økonomi > Fakturaer. Du kan filtrere på status med hurtigfanene øverst. Statusene er:
Avventer – fakturaen er opprettet og venter på betaling.
Betalt – fakturaen er betalt (registreres automatisk).
Annullert – fakturaen er annullert før betaling.
Kreditert – fakturaen er reversert med en kreditnota.
Kreditnota – selve kreditnotaen som reverserer en faktura.
Annullere en faktura
Har du opprettet en faktura ved en feil, kan du annullere den så lenge den ikke er betalt:
Gå til Økonomi > Fakturaer og finn fakturaen.
Trykk på de tre prikkene og velg Annuller faktura.
Bekreft. Vær oppmerksom på at handlingen ikke kan angres.
En faktura som allerede er betalt og registrert hos Kravia, kan ikke annulleres. Da må du i stedet opprette en kreditnota.
Skulle en faktura likevel bli betalt etter at den er annullert, refunderer Kravia beløpet automatisk til betaleren.
Opprette kreditnota
For en annullert faktura kan du opprette en kreditnota – et regnskapsbilag som reverserer fakturaen:
Finn den annullerte fakturaen under Økonomi > Fakturaer.
Trykk på de tre prikkene og velg Opprett kreditnota.
Kreditnotaen får et negativt beløp og en egen PDF, og den opprinnelige fakturaen får status Kreditert.
Refusjon
Hoopit støtter ikke refusjon av betalte fakturaer. Dersom et beløp må betales tilbake til mottakeren, må dette håndteres manuelt utenfor Hoopit. En kreditnota er kun et regnskapsbilag og flytter ikke penger automatisk.
Flyten i Kravia
