Brukerveiledning for lagledere / trenere

Er du ny lagleder el. trener i Hoopit? Her finner du svar på hvordan du setter opp gruppen din, inviterer medlemmer, lager aktiviteter m.m.

J
Skrevet av Jørn Engvik
Oppdatert over en uke siden

Web-dashbord for ledere: https://admin.hoopit.io/login

Web-dashbordet er kun for ledere. Man må derfor være lagt til som leder for å kunne logge inn her. Når man er innlogget, ser man kun de gruppene man har leder-tilgang i. I appen derimot har man tilgang til alle grupper man er medlem i.

Finn gruppen/laget ditt

For å finne gruppen/laget ditt går du på venstremenyen “Grupper” og finner laget ditt i nedtrekksmenyen. Trykk på lags-navnet og du kommer inn på den aktuelle gruppen.

Inviter inn medlemmer

For å registrere seg i laget trenger medlemmene invitasjonslenken fra laget. Den finner du ved å trykke på "Gå til gruppeinnstillinger" oppe til høyre i skjermen når du står inne i gruppen din på web. Velg "Registrering" og kopier lenken under "Registreringslink". Videre kan du sende på e-post / legge ut på Facebook- side e.l. (Bruk Ctrl +V for å lime inn).

Legge til øvrige ledere i gruppa

Når en leder er registrert som bruker i Hoopit kan man legge han/henne til som leder i gruppen. Når du står i gruppen din, velg "Ledere". Derfra kan du trykke "Legg til leder". Dersom lederen allerede er medlem i organisasjonen, trykker du "Søk i organisasjon". Hvis ikke søker du på personen via telefonnummer. Når du har funnet personen velger du tittel (f.eks lagleder, trener, foreldrekontakt). Når du har valgt riktig tittel, vil personen som dukke opp som leder under "Ledere" i gruppen. Dersom lederen har flere titler, kan dette legges til senere.

Du kan også legge til personer som ledere uten at de allerede har registrert seg som brukere i Hoopit. Gjøres på samme måte: Trykk "Legg til leder" og deretter "Legg til med nummer". Velg tittel og trykk "Neste", tast deretter inn navn og e-post og trykk " Send invitasjon". Vedkommende vil da få en e-post med link for å fullføre registreringen. Men det enkleste er at de først registrerer seg som brukere, og deretter blir lagt til som leder.

Legge til utøvere i gruppa

Hvis en utøver er registrert i Hoopit, men ikke ligger i rett gruppe, kan han/hun enkelt legges til. Stå i rett gruppe, velg "Utøvere". Trykk på “Legg til utøver” (rød knapp til høyre i bildet) og “Legg til med navn”. Skriv inn navnet og finn igjen rett person i listen som kommer opp. Trykk på navnet og og velg “Registrer utøver”.

Du kan også legge til en utøver manuelt, altså en utøver som ikke er registrert fra før. Det gjøres nesten på samme måte. Når du har trykt på "Legg til utøver" og "Legg til med navn", må du skrive inn navnet til utøveren. Deretter ma må du trykke "Inviter de manuelt". Da må du legge inn navn, fødselsdato og e-post og trykke “Send invitasjon”. Da vil utøver få en e-post med link for å fullføre registreringen.

Slette utøvere/ledere fra medlemslisten 

For å slette en utøver som har sluttet, eller har byttet lag, trykker du på de 3 prikkene til høyre for navnet og "Slett". Ønsker du å fjerne en person som leder i gruppa gjør du det samme. Du sletter ingen når du gjør dette, bare fjerner de som utøver eller leder i gruppa. Foresatte kan ikke fjernes, de følger bare med barnet.

Registrere egne barn

Har du selv barn som du ønsker å registrere? Du kan også bruke invitasjons-lenken til laget, velge "logg inn" (siden du allerede er registrert), og legge til det barnet som skal være i denne gruppa.

Dobbeltregistrering av utøvere

Det hender at utøvere blir registrert dobbelt, enten fordi begge foresatte registrerer samme barn, evt. at barn i tillegg har registrert seg selv. Hvis dere oppdager dobbeltregistreringer er det viktig at dere sier fra, slik at vi får ryddet opp. Ta kontakt med support (rødt symbol) nede i høyre hjørnet på web-dashbordet. Fra appen finner man support-chatten under “Profilen” sin øverst i det venstre hjørnet på forsiden. 

Aktivere barn/utøvere som vil ha egen app

Hvis foresatte har registrert både seg selv og barnet sitt, vil barna ligge som barne-brukere hos foresatte. Dvs at de ikke har egen app, og at foresatte kontrollerer alle handlingene til barnet. Hvis barnet ønsker egen bruker slik at de kan følge med i appen selv, kan det gjøres på to måter: 

1. Leder i laget kan i web-dashbordet aktivere barnet, ved å trykke på barnets profil i utøverlisten. Det vil da komme opp en infoboks. Trykk på toppmenyen “Aktiver”, legg inn barnets e-post og mobilnummer og trykk “Aktiver”. Det vil da gå en e-post til utøveren med link for å lage passord. Når det er gjort er det bare å laste ned appen og logge inn.

2. Foresatte kan også aktivere barnet fra appen sin. På førstesiden i appen har du et profilbilde øverst i venstre hjørne. Trykk her og velg “Barn”. Trykk på det aktuelle barnet, og under "Detaljer" finner du "Aktiver barnekonto". Trykk på det og legg inn mobilnummer og e-post og trykk på  “Aktiver konto”. Da går det e-post til utøveren med link for å lage passord. Når det er gjort, er det bare å laste ned appen og logge inn. 

Koble foresatte og barn/utøvere sammen

Hvis både foresatt og utøver er registrert i Hoopit uten at de er koblet sammen, kan man gjøre det i ettertid. Foresatte får ikke tilgang i Hoopit uten at de er koblet opp mot et barn/utøver i gruppa. 

En leder i gruppa kan klikke på barnets navn for å få opp info-boksen. Gå på toppmenyen “Relasjoner” og “Legg til foresatt”.  Da velger du om du vil legge til foresatt med navn eller e-post. Hvis personen er registrert vil navnet dukke opp i listen under. Trykk på rett person og "Legg til foresatt".

Lag et innlegg - beskjed til gruppa

Gå på venstremenyen “Kommunikasjon” og "Innlegg" - gå så på nedtrekksmenyen og velg den gruppen du ønsker å lage et innlegg i. Da kan du velge tittel, tekst og hvem innlegget skal være synlig for.

Har du laget et innlegg, kan den i ettertid både redigeres og slettes. Du kan velge å poste bare i den gruppa du står i, eventuelt alle undergrupper. Du kan også velge hvem posten skal være synlig for: alle, ledere, ledere og foresatte.

Chat med medlemmer

I menyen til venstre, velger du først "Kommunikasjon", for så å trykke videre på "Chat".

Til venstre vil du få opp alle dine tidligere samtaler. Ønsker du å starte en ny chat med noen, kan du søke de opp ved å trykke "Ny chat" rett over listen med pågående samtaler.

Lag en aktivitet - Inviter medlemmer

Stå på venstremenyen "Aktiviteter" og "Kalender" - Trykk på “Legg til aktivitet”, rød knapp til høyre i bildet.

Velg hvilken gruppe du skal lage aktiviteten for og om det skal være en enkel eller repeterende aktivitet.

Fyll ut informasjonsboksen som kommer opp: tittel, tekst, tidspunkt, evt. oppmøtetid og betaling hvis ønskelig. På repeterende aktiviteter kan du velge manuell eller automatisk registrering. Velger du manuell registrering må alle bekrefte om de kommer på den enkelte trening eller ikke. Ved automatisk registrering er alle automatisk registrert, og trenger kun si fra hvis de ikke kan komme.

Når du har fylt ut ønskede felter, trykker du "Neste", og du kan da definere hvem du vil invitere. Finn laget ditt i nedtrekksmenyen til venstre, og du får da opp alle spillere, foresatte og ledere som er registrert. Når du har invitert alle, trykker du “Opprett aktivitet”, og den vil da legge seg i kalenderen. Alle inviterte vil få push-melding på aktiviteten.

Aktiviteter med betaling kan brukes f.eks ved bindende påmelding, og medlemmer betaler da når de bekrefter at de skal være med.

Inviter medlemmer fra andre grupper f.eks ved hospitering

Når du i aktiviteten har valgt f.eks å invitere medlemmer fra gruppen G14 og trykket “velg alle”, kan du fortsette å invitere medlemmer fra andre grupper. Bare velg gruppe på nytt fra venstremenyen (rullegardinen) , og huk av for de medlemmene du i tillegg vil invitere. Når du har fått merket alle de du ønsker å invitere, trykker du “Opprett aktivitet”.

Kamper (gjelder kun for fotball)

Kamper importeres direkte fra Fotballdata, så dere som trenere/lagledere trenger kun å klikke på kampen og invitere de spillerne dere ønsker å ha med på kamp. Kamper skal ikke endres/slettes i Hoopit. Alt gjøres via kretsen, så alt av endringer som gjøres i Fotballdata oppdateres automatisk i Hoopit.

Appen

I appen kommer man først inn i kalenderen sin. Man bruker bunn-menyen til å forflytte seg mellom områder i appen.

Kalenderen viser alle aktiviteter i de gruppene du er medlem i. Du ser alle aktiviteter som er du er invitert til.

Øverst til venstre i bildet er det et profilbilde. Trykk her og du kommer inn i profilen din, hvor du kan legge til barn, kortdetaljer samt starte chat med oss på support. 

Innboks viser alle invitasjoner, betalinger mm. som du har mottatt og ikke svart på.

Notifikasjoner viser alle påminnelser/kommentarer o.l. som er kommet på aktiviteter eller poster i en av gruppene dine. 

Grupper viser alle grupper du er medlem i.  Når du trykker på en gruppe kommer du inn i kalenderen for denne gruppen.
Kalender: Herfra kan du lage nye aktiviteter og det gjør du ved å trykke på rødt kryss nede i høyre hjørne.
Innlegg: Trykker du på "Innlegg" vil du se alle innleggene i denne gruppa og kan også lage nye. Gjøres ved å trykke på røde kryssen nede i høyre hjørne.
Medlemmer: Her vises alle medlemmer i gruppa, fordelt på utøvere, foresatte og ledere. Man kan klikke seg inn på et navn for å få opp mer informasjon om personen, samt starte en privat samtale med vedkommende. 

Chat: Her kan du chatte med enkeltpersoner eller lage dine egne gruppe-chatter. Bruk søke-tegnet (forstørrelsesglasset) for å søke i eksisterende chatter, + tegnet for å lage ny chat.

Svarte dette på spørsmålet?