Når et medlem har betalt utenom Hoopit, eller klubben dekker avgiften med solidaritetsfondet, registrerer du det som en ekstern betaling. Da stopper purringene, betalingen vises som betalt, og regnskapet får et bilag uten navnet på medlemmet.
Slik registrerer du en ekstern betaling
Gå til Økonomi → Betalinger i web admin og åpne betalingen.
Trykk på de tre prikkene på linjen til medlemmet og velg Registrer ekstern betaling.
Fyll ut de tre stegene under, og trykk Registrer.
1. Hvordan ble det betalt?
Velg hvordan pengene kom til klubben. Valget bestemmer hva som sendes til regnskapet (se tabellen under).
2. Hvor mye ble betalt?
Skriv inn beløpet, eller trykk for å fylle inn hele det utestående beløpet. Har medlemmet betalt mindre enn totalbeløpet og skal ikke betale resten, huker du av for Sett totalbeløpet til det som er betalt. Da regnes betalingen som fullt betalt.
3. Når ble det betalt?
Velg betalingsdatoen. Feltet Kommentar er valgfritt. Kommentaren vises bare i Hoopit og kommer aldri med på bilaget.
Hvilket valg skal jeg bruke?
Valg | Bruk når … | Til regnskapet |
Overført til klubbens konto | Medlemmet har betalt direkte til klubbens bankkonto, for eksempel med en vanlig bankoverføring. | Et bilag som bokføres som en innbetaling til banken. |
Solidaritetsfond | Klubbens solidaritetsfond dekker avgiften i stedet for medlemmet. Det kommer ingen penger fra medlemmet. | Et bilag som bokføres som en internoverføring fra solidaritetsfondet. |
Ikke til regnskap | Innbetalingen skal ikke inn i regnskapet via Hoopit, for eksempel fordi dere allerede har ført den selv. Da blir den ikke ført to ganger. | Ingenting. Det lages ikke bilag. |
Tips: Er du usikker på om dere allerede har ført innbetalingen, så sjekk med den som fører regnskapet før du velger.
Bilaget er anonymt
Når du velger Overført til klubbens konto eller Solidaritetsfond, lager Hoopit et bilag for innbetalingen. Bilaget viser:
navnet på betalingen og beløpet
gruppen og betalingsdatoen
om beløpet ble betalt med bankoverføring eller dekket av solidaritetsfondet
hvem i klubben som registrerte betalingen
Bilaget inneholder aldri navnet på medlemmet, kontonummer eller kommentaren din. Den som fører regnskapet, kan dermed bokføre det uten å se hvem som har fått støtte fra solidaritetsfondet.
Du finner også bilaget under Transaksjoner på betalingen.
Hoopit Regnskap (Catacloud): det går automatisk
Bruker klubben Hoopit Regnskap, sendes bilaget automatisk til Catacloud med PDF-en vedlagt. Dere trenger ikke gjøre noe mer, og bilaget sendes ikke på e-post.
Overført til klubbens konto bokføres som en vanlig betaling i appen: debet bankkontoen, kredit inntektskontoen for betalingen.
Solidaritetsfond bokføres med debet på solidaritetsfondets konto og kredit på inntektskontoen for betalingen. Standardkontoen for solidaritetsfondet er 2190. Bruker klubben en annen konto, gi oss beskjed i chatten, så endrer vi det.
Heller ikke i Catacloud står navnet på medlemmet på bilaget.
Andre regnskapssystemer
Bruker klubben et annet regnskapssystem, sendes bilaget på e-post til regnskapssystemets e-postadresse. Den legger du inn under Gruppeinnstillinger. Uten en slik adresse kan du laste ned bilaget under Transaksjoner og sende det selv.
Hvem ser solidaritetsfondet?
At et medlem har fått avgiften dekket av solidaritetsfondet, er sensitiv informasjon. Derfor kan bare de med økonomirolle på klubbnivå velge Solidaritetsfond, se valget på betalingen og laste ned bilaget. Alle andre, også administratorer i lag og avdelinger, ser betalingen som en vanlig ekstern betaling.
Ofte stilte spørsmål
Jeg ser ikke steg 1, «Hvordan ble det betalt?»
Valget er tilgjengelig for norske klubber og betalinger i kroner, og må slås på for klubben. Ta kontakt med oss i chatten, så hjelper vi dere.
Jeg ser ikke valget Solidaritetsfond
Du trenger en økonomirolle på klubbnivå. En økonomirolle i et lag eller en avdeling er ikke nok.
Jeg valgte feil. Kan jeg endre bilaget?
Nei. Et bilag kan ikke endres eller slettes etter at det er laget, fordi det skal stemme med det som allerede er bokført. Rett feilen i regnskapet, for eksempel med en korrigering i Catacloud.
Kommer eksterne betalinger med i utbetalingsrapporten?
Nei. Pengene gikk ikke gjennom Hoopit, så de er ikke med i utbetalingene. Bilaget er dokumentasjonen for regnskapet.