Under Regnskap i web admin finner klubben fire innstillingssider: Grupper og lag, Prosjekter, Utleggskategorier og Produkter. Her legger dere inn kodene og kontoene regnskapssystemet deres bruker, slik at data fra Hoopit kan konteres riktig.
Arbeidsdelingen er den samme på alle fire sidene: Hoopit eier beløpene og hvem de tilhører (gruppe, avdeling, prosjekt), mens regnskapssystemet eier kontoplanen. Innstillingene er broen mellom de to.
Hva brukes i dag?
Sidene tas i bruk i to steg. Noe av oppsettet har effekt allerede, resten samles inn nå og tas i bruk når Hoopit begynner å dele regnskapsdata direkte med regnskapssystemet deres.
Brukes i dag: kontoen på utleggskategoriene. Den skrives på bilaget for hvert utlegg, så regnskapsfører ser hvilken konto utlegget skal føres på.
Samles inn nå, brukes senere: regnskapskodene på grupper og lag, prosjektkodene, MVA-kodene på utleggskategoriene og produktnøklene. Fyller dere dem inn nå, er oppsettet klart når dette kommer.
Tilgang
Du må være klubbadministrator eller avdelingsadministrator med tilgang til å håndtere økonomi.
Sidene aktiveres per klubb. Ser du ikke innstillingssidene under Regnskap i menyen, ta kontakt med oss så slår vi dem på.
Klubber som bruker regnskapsintegrasjonen med Catacloud har foreløpig ikke tilgang til disse sidene.
En avdelingsadministrator ser og endrer bare sin egen del av klubben. Utleggskategorier gjelder hele klubben og krever tilgang på klubbnivå.
Grupper og lag
Siden viser gruppetreet i klubben, med tellere for antall avdelinger, lag og undergrupper. Du kan søke etter navn og klikke deg nedover i treet. Kommunikasjonsgrupper vises ikke, siden de ikke har egen økonomi.
For hver gruppe setter du to ting:
Regnskapskode – koden gruppa har i regnskapssystemet deres. Fritekst, inntil 64 tegn. Klikk på kodefeltet (eller Rediger) for å sette den.
Aktiv i regnskap – om gruppa skal føres separat. Av som standard.
Godt å vite:
Bryteren kan ikke slås på før gruppa har en kode. Du får da meldingen «Sett en regnskapskode først».
Setter du en kode på en gruppe som ikke har hatt en før, slås Aktiv i regnskap på automatisk. Tømmer du koden, slås den av.
Flere grupper kan ha samme kode – da føres de sammen i regnskapet. Det er tillatt med vilje, for eksempel når et lag skal føres på avdelingens kode. Hoopit viser bare en påminnelse om hvem andre som bruker koden.
Klubbens øverste nivå har verken kode eller bryter.
Prosjekter
Et prosjekt lar regnskapssystemet følge en kostnad eller inntekt på tvers av grupper – typisk en cup, en dugnad eller et akademi.
Trykk Legg til prosjekt og fyll inn:
Navn – det navnet brukerne ser når de velger prosjekt.
Kode i regnskapssystemet – prosjektkoden, for eksempel
20100.Beskrivelse – valgfritt.
Tilgjengelig for – hvilke grupper som kan bruke prosjektet. Minst én gruppe er påkrevd.
Godt å vite:
Tilgjengelig for bestemmer bare hvor prosjektet kan velges. Selve prosjektet velges på hver enkelt betaling eller hvert enkelt utlegg.
Prosjekter slettes aldri, fordi transaksjoner peker på dem. Du arkiverer et prosjekt ved å slå av Aktiv – da kan det ikke velges på nye transaksjoner, men historikken er intakt. Bruk filteret Aktive / Inaktive / Alle for å finne det igjen.
En avdelingsadministrator kan bare velge grupper i sin egen del av klubben, og ser ikke prosjekter som deles med andre avdelinger.
Utleggskategorier
Utleggskategoriene er de samme for alle klubber – det er kontoen og MVA-koden som er deres. Siden viser 17 kategorier:
Tolv vanlige kategorier som medlemmene velger når de registrerer et utlegg: Mat, Sosialt, Reise, Utstyr, Dommerregning, Trener, Turneringsavgift, Kiosk, Dugnad, Gave, Medisinsk og Annet.
Fem skattefrie godtgjørelser for reiseregninger: Kjøregodtgjørelse, Kostgodtgjørelse 6–12 timer, Kostgodtgjørelse over 12 timer, Kostgodtgjørelse med overnatting og Nattillegg. Kjøregodtgjørelse velges aldri på et utlegg – den bestemmer bare hvilken konto kjøringen på en reiseregning føres på.
Trykk Legg til konto (eller Rediger) på en kategori og fyll inn:
Konto – hovedbokskontoen utlegget skal føres på, for eksempel
4300.MVA-kode – MVA-koden regnskapssystemet skal bruke.
Godt å vite:
Begge feltene tar bare tall. Et tomt felt betyr «ikke satt».
De fem godtgjørelsene har ingen MVA. Der fyller du bare inn konto – en MVA-kode blir avvist.
Kontoene gjelder hele klubben, ikke per avdeling.
Produkter
Denne siden er en ren oversikt – ingenting kan endres. Den viser de fem standardiserte inntektstypene i Hoopit og produktnøkkelen hver av dem har:
Produktnøkkel | Navn |
| Medlemskontingent |
| Treningsavgift |
| Arrangementsavgift |
| Dugnad |
| Annet |
Nøklene er like for alle klubber. Når Hoopit begynner å dele inntektene med regnskapssystemet, kobler regnskapsfører hver nøkkel til en konto én gang og gjenbruker oppsettet. Foreløpig sendes nøklene ikke noe sted – bruk siden som referanse når dere planlegger regnskapet sammen med regnskapsfører.
Ofte stilte spørsmål
«Jeg finner ikke innstillingssidene under Regnskap.» Sjekk at du har tilgang til å håndtere økonomi i klubben. Sidene slås også på per klubb – ta kontakt med oss. Bruker klubben Catacloud, er sidene foreløpig ikke tilgjengelige.
«Hvorfor kan jeg ikke slå på Aktiv i regnskap?» Gruppa mangler regnskapskode. Sett koden først, så slås bryteren på automatisk.
«Kan to grupper ha samme regnskapskode?» Ja. De føres da sammen i regnskapet. Meldingen er en påminnelse, ikke en feil.
«Prosjektet vises ikke når vi skal registrere et utlegg.» Sjekk at prosjektet er Aktiv, og at gruppa utlegget hører til ligger under Tilgjengelig for.
«Hvordan sletter jeg et prosjekt?» Det gjør du ikke – slå av Aktiv i stedet. Transaksjoner som allerede er ført på prosjektet må beholde det.
«Vi har fylt inn regnskapskoder, men ser dem ikke i regnskapet.» Det er forventet. Foreløpig er det bare kontoen på utleggskategoriene som brukes, på bilaget for utlegget. Regnskapskoder, prosjektkoder, MVA-koder og produktnøkler tas i bruk når Hoopit begynner å dele regnskapsdata med regnskapssystemet deres.
«Hvorfor kan jeg ikke sette MVA-kode på Kjøregodtgjørelse?» Godtgjørelsene er skattefrie og føres uten MVA. Fyll bare inn konto.