I Hoopit er det enkelt å sende ut medlemskontingent til alle medlemmer i klubben. Gå til Økonomi > Betalinger, velg Ny betaling og deretter Ny medlemskontingent.
Steg 1: Definer priskategorier
I første steg definerer du priskategoriene for kontingenten. Velg det oppsettet som passer klubben din:
Eksempel 1: Samme pris for alle medlemmer
Dersom alle medlemmer betaler samme pris trenger du kun å legge inn at prisen gjelder for Alle medlemmer og beløpet de skal betale. Velg om klubben eller medlemmet skal dekke transaksjonskostnaden, og trykk Opprett priskategori etterfulgt av Videre.
Eksempel 2: Ulike priskategorier basert på rolle
Du kan definere ulike priskategorier basert på alder og rolle (utøver, leder, støttemedlem). Skriv inn hvem prisen gjelder for og beløpet, og velg riktig begrensning:
Støttemedlemmer: Alle foresatte samt medlemmer i klubbens støttemedlemsgruppe defineres som støttemedlemmer. Lages det ikke en egen kategori for dem, inkluderes de i en passende kategori basert på alder.
Når alle priskategorier er lagt inn kan du gå tilbake og endre, eller trykke Neste når du er ferdig.
Steg 2: Tilpass detaljer
I neste steg kan du tilpasse:
Teksten som skal stå på betalingen
Betalingsfrist
Purretekst
Publiseringsdato
Familierabatt
Trykk Neste når du er ferdig.
Steg 3: Bekreft og opprett
Du får nå en full oversikt over alt du har lagt inn. Sjekk at alt er korrekt — hvis du oppdager feil kan du gå tilbake og rette opp. Trykk Opprett betaling for å sende ut kontingenten.
Automatiske purringer
Hoopit sender automatisk purringer til medlemmer som ikke har betalt innen fristen. Du trenger ikke aktivere dette manuelt — systemet håndterer det for deg.
Oversikt og oppfølging
Under Økonomi > Betalinger finner du full oversikt over alle kontingentbetalinger — hvem som har betalt, utestående beløp, betalingsdato og forfall per medlem. Du kan filtrere på status, gruppe og periode, og eksportere til Excel.
Spørsmål og svar
Hvordan fungerer familiekontingent? Basert på foreldre-barn-relasjonene i systemet finner Hoopit automatisk hvem som er i samme familie. Medlemmene kan selv huke av hvem de ønsker å inkludere i familiemedlemskapet.
Hva menes med minimumspris per medlem? Om antall familiemedlemmer ganger minimumspris overstiger familieprisen, økes familieprisen tilsvarende.
Hva skjer med nye medlemmer som melder seg inn? Nye medlemmer som registrerer seg i Hoopit vil automatisk få generert en medlemskontingent for det aktuelle året.
Hva menes med frivillig betaling til foresatte? For å hjelpe klubben få flere medlemmer sendes en frivillig kontingent til alle foresatte. De kan avslå, men betaler de vil de automatisk legges til i støttemedlemsgruppen.
Kan nye familiemedlemmer inngå i en allerede betalt familiekontingent? Nye familiemedlemmer inkluderes ikke automatisk, da NIF krever en transaksjon per medlem. Den enkleste løsningen er å sette prisen til NIFs minstesats (50 kr) og registrere den manuelt som betalt eller sende kravet til medlemmet.
Kan jeg endre kontingentsats etter utsendelse? Du kan opprette nye satser når som helst. Endringer påvirker ikke allerede utsendte krav.
Trenger du hjelp? Ta kontakt med Hoopit support via chat i appen eller på support.hoopit.io.