Denne artikkelen dekker
Hva en reiseregning er
Opprette en reiseregning
Legge til turer (kjøregodtgjørelse, passasjertillegg og bompenger)
Legge til utgifter (kostgodtgjørelse, reise og annet)
Levere, endre og godkjenne
Vanlige spørsmål og svar
Hva er en reiseregning?
Med en reiseregning får du dekket kjøring og reiseutgifter du har hatt for klubben – for eksempel til bortekamper, cuper eller samlinger. Én reiseregning kan samle mange turer, så du kan gjerne levere én for en hel måned.
Hoopit regner ut beløpet for deg etter statens trekkfrie satser for året turen ble kjørt. Du fyller bare inn kilometer, og satsene kan ikke endres.
En reiseregning kan inneholde:
Turer – kjøregodtgjørelse per km, passasjertillegg og bompenger.
Utgifter – kostgodtgjørelse (diett) og andre reiseutgifter som ferje, tog eller parkering.
Har du bare et vanlig utlegg med kvittering, bruk Utlegg og krav i stedet.
Tilgang: Reiseregning slås på per klubb. Ser du ikke valget Reiseregning, har ikke klubben din slått det på ennå – ta kontakt med Hoopit kundestøtte. Sjekk også at du har siste versjon av appen.
Opprette en reiseregning
Trykk på «+» og velg Krav og bilag.
Velg Reiseregning (Få kjøregodtgjørelse for turer du har kjørt for klubben).
Gi reiseregningen en tittel, for eksempel «Bortekamper i oktober».
Velg gruppen som skal betale.
Under Reiseregning for velger du Meg selv – eller barnet ditt, hvis det er barnet som har reisen til gode.
Trykk Opprett reiseregning.
Reiseregningen er nå et utkast med status Ikke levert. Du kan legge til turer og utgifter etter hvert og levere når du er ferdig.
Du finner alle reiseregningene dine under Innstillinger → Betalinger og krav → Mine krav, i fanen Reiseregninger.
Fra et arrangement: Har du kjørt til en kamp eller et arrangement, kan du åpne arrangementet, trykke på «+» og velge Krev reise. Da kan du legge turen i en åpen reiseregning eller opprette en ny, og turen kobles til arrangementet.
Legge til turer
Åpne reiseregningen og trykk Legg til tur. Fyll inn:
Dato – dagen turen ble kjørt. Satsen hentes for dette året.
Startsted og sluttsted – og eventuelle stopp underveis med Legg til stopp. Slå på Tur/retur hvis ruten går tilbake til start.
Avstand (km) – fylles inn automatisk fra kartet. Du kan endre den, og finner ikke kartet ruten, skriver du den inn selv.
Formål – for eksempel «Bortekamp mot Lyn».
Arrangement – valgfritt. Koble turen til et arrangement fra de siste 60 dagene.
Passasjerer – antall og navn på dem du hadde med. Navn er påkrevd når du har passasjerer, og gir passasjertillegg.
Bompenger – beløpet du betalte i bom på turen.
Kjører du som dommer, slår du på Som dommer.
Beløpet regnes ut fra trekkfri sats for året turen ble kjørt, pluss passasjertillegg og bompenger. På reiseregningen ser du total distanse, sum kjøregodtgjørelse og sum bompenger.
Legge til utgifter
Trykk Legg til utgift og velg type:
Kostgodtgjørelse 6–12 timer, Kostgodtgjørelse over 12 timer og Kostgodtgjørelse med overnatting – diett for reiser med varighet. Velg dato, så vises satsen. For overnatting velger du også hvor du bodde (hotell, privat/hybel med kokemuligheter, eller pensjonat/brakke/hybel uten kokemuligheter).
Nattillegg – tillegg for overnatting etter statens satser.
Reise og Annet – utgifter du har betalt selv, for eksempel ferje, tog, buss eller parkering. Skriv inn beløp og beskrivelse, og legg ved kvittering.
Godt å vite om kostgodtgjørelse:
Beløpet er den trekkfrie satsen for året og kan ikke endres.
Kryss av for Måltider dekket hvis noen andre betalte frokost, lunsj eller middag. Hvert måltid reduserer satsen.
Godtgjørelser trenger ingen kvittering.
Legger du ved en kvittering, leser Hoopit den og fyller ut feltene for deg. Sjekk at alt stemmer før du lagrer.
Levere reiseregningen
Åpne reiseregningen og sjekk turer og utgifter.
Trykk Lever.
Du kan levere når reiseregningen har minst én tur eller utgift, og du har lagt inn bankkontonummer. Strekker reiseregningen seg over mer enn tre måneder, får du en påminnelse om å levere oftere.
Du får beskjed når reiseregningen er godkjent, og et nytt varsel når den er utbetalt.
Endre etter levering: Trykk Rediger. Reiseregningen trekkes da ut av godkjenningskøen og går tilbake til Ikke levert, så du må levere den på nytt. Når den er godkjent eller utbetalt, kan den ikke endres.
Godkjenning
Økonomiansvarlige i gruppen reiseregningen er rettet mot, eller høyere opp i hierarkiet, får den i Innboks. Der ser du turene med rute og distanse, passasjerer, bompenger og utgifter med kvitteringer.
På reiseregningen ser du også Kjøregodtgjørelse godkjent i [år] – hvor mye km-godtgjørelse og passasjertillegg personen har fått godkjent og utbetalt i klubben så langt i år. Bompenger, diett og utlegg er ikke med. Tallet gjør det lettere å oppdage dobbeltregistrerte eller uvanlig høye reiseregninger, men begrenser ikke hva som kan kreves.
Godkjenn – reiseregningen går videre til utbetaling.
Avvis – reiseregningen sendes tilbake med begrunnelsen du skriver, slik at den kan rettes og leveres på nytt.
Kontoen kjøregodtgjørelse og kostgodtgjørelse føres på, settes i Regnskapsinnstillinger i Hoopit.
Statuser
Ikke levert – utkast. Du kan fortsatt legge til og endre.
Levert / Venter – reiseregningen er levert. Du som leverte ser «Levert», mens den som skal godkjenne ser «Venter».
Godkjent – reiseregningen er godkjent, og utbetaling er på vei.
Utbetalt – pengene er utbetalt.
Avvist – sendt tilbake med en begrunnelse. Rett opp og lever på nytt.
Vanlige spørsmål og svar
Jeg ser ikke «Reiseregning». Hvorfor?
Reiseregning slås på per klubb. Ta kontakt med Hoopit kundestøtte hvis klubben din vil bruke det, og sjekk at du har siste versjon av appen.
Kan jeg endre satsen per km?
Nei. Hoopit bruker alltid statens trekkfrie sats for året turen ble kjørt. Du fyller bare inn kilometer.
Kartet fant ikke ruten min.
Skriv inn avstanden selv i feltet Avstand (km).
Appen sier at jeg allerede har en tur til dette arrangementet.
Det er en påminnelse for å unngå dobbeltregistrering. Legg til turen bare hvis det er en egen tur, for eksempel hvis du kjørte to ganger.
Hvorfor kan jeg ikke levere?
Reiseregningen må ha minst én tur eller utgift, og du må ha lagt inn bankkontonummer.
Jeg betalte for et måltid som ikke er en del av dietten. Hvor legger jeg det?
Er det et vanlig kjøp med kvittering, kan du levere det som et utlegg. Se Utlegg og krav.
Hvorfor ble reiseregningen min avvist?
Åpne reiseregningen for å se begrunnelsen. Rett opp, og lever den på nytt.