I denne artikkelen viser vi hvordan du som administrator kan sette opp og administrere en dugnad i Hoopit. Dersom du er et medlem som har motatt en dugnad i appen kan du sjekke ut denne artikkelen.
Innhold:
Opprette dugnader
For å opprette en dugnad, begynn med å trykke på venstremenyen "Økonomi" og "Salgsdugnader". Deretter "Ny dugnad" opp til høyre og følg disse stegene:
Velg hvilke grupper som skal være inkludert i dugnaden.
Fyll inn dugnadstittel, beskrivelse og sett publiseringsdato for betaling og betalingsfrist.
Sett antall enheter per medlem, du kan også åpne opp for minimumsantall hvis noen ønsker flere enheter.
Legg inn produktene til dugnaden.
Om ønskelig, aktiver mulighet for frikjøp eller familierabatt.
Trykk neste for å se en oversikt, før du til slutt publiserer dugnaden 🚀
Administrere dugnaden
Når dugnaden er opprettet, kan du klikke deg inn i den for en komplett oversikt.
Her kan du gjøre justeringer hos enkeltpersoner, og markere når et medlem har hentet varen, slik at du til enhver tid har full kontroll 🙏
Sett utlevering
Du kan etter at dugnaden er opprettet sette et dato og tidspunkt for utlevering. På samme side kan du også bestemme hvem som skal være dugnadsansvarlige. Disse vil kunne registrere ordre som hentet i appen når medlemmene viser hentekoden sin.
De som blir satt som dugnadsansvarlig kan i appen velge "Dugnadsregistrering", skrive inn koden medlemmet viser og markere ordren som hentet Du kan lese mer om henting og registrering av dette her.
Følg progresjonen
Når betalingene strømmer inn, kan du i oversikten se betalingsfremgangen til dugnaden. Du har nå spart deg for mye tid og mange gråe hår, lene deg tilbake i stolen og sprett champagnen 🥂
Vanlige spørsmål og svar
Spørsmål | Svar |
Hva skjer hvis medlemmer skal forhåndsbestill enheter? | Dette gir medlemmene mulighet til å bestille flere enheter enn minimum. Det kan gi en større inntekt til klubben. |
Hvordan fungerer familierabatten? | Familierabatt gir mulighet til at de yngste familiemedlemmene skal motta et mindre antall. Dette gjør belastningen mindre på familier med flere medlemmer. |
Et medlem har bestilt, men ønsker nå å endre bestillingen sin. Hva gjør jeg? | Du kan sette ordren tilbake til "Ikke bekreftet" og medlemmet kan bestille varer på nytt. Eventuelt så kan du endre antallet enheter og produkter direkte i dashbordet. |
Kan jeg gjøre endringer for enkeltmedlemmer? | Ja, du kan gjøre manuelle justeringer ved å trykke på de tre prikkene helt til høyre for hvert medlem -> Rediger |
Håndteres hele prosessen med innbetalinger? | Ja, systemet fikser alt med utsendinger av betalinger til medlemmenes innbokser, gir automatisk status på fremdrift, håndterer purring og bokfører alt sammen. Det er slutt på Vipps mellom private kontoer, mye manuelt arbeid, regneark for å holde oversikt, og at ting ikke blir regnskapsført. |
Kan jeg få en komplett oversikt over varer som skal selges, før jeg bestiller dem? | Ja, medlemmene bekrefter antall på forhånd slik at det hverken blir for mye eller for lite i innkjøp. Og det er mulig å frita dem som har gode grunner til det, eller la dem som ikke ønsker eller kan delta, få frikjøpe seg. På denne måten kan alle delta på sin måte, uten restlager, og maksimal inntekt for klubben eller laget. |
Er det mulig med frikjøp fra dugnaden? | Ja, det kan stilles inn, med mulighet til å sette frikjøpssum slik at alle sitt bidrag til klubben eller laget blir likt. Fordele for dem som ikke vil eller kan selge er at de bare betaler inn summen laget skal tjene, mens dem som selger bidrar med like mye samtidig som de kan komme i null dersom de selger alt. Trang privatøkonomi er ikke et hinder for at barna ikke skal få delta på lik linje med andre. |
Hva skjer med nye medlemmer som kommer inn i Hoopit? | Nye spillere vil automatisk bli lagt til i dugnaden. For dugnader med ordre vil nye spillere bli lagt til så fremt bestillingsfristen ikke har utløpt. For dugnader med kun betaling vil nye spillere legges til frem til betalingsfristen utløper. |