Før man lager treningsavgift er det to ting som må sjekkes: 

  • Sjekk at alle lagene er definert med Gruppetype “Lag” . Bruk venstremenyen “Register” og gå gjennom listen. De automatisk opprettede gruppene for lagledere/trenere og foreldrekontakter er definert som kommmunikasjons-grupper. Øvrige grupper som f.eks Styret, sportslig utvalg, dommere m.m. kan defineres som “Annet”. 
  • Sjekk at det er lagt inn kontonummer på særidretten du skal kjøre treningsavgift for. For de lag som f.eks kun har fotball, må kontonummer også legges på nivå 2, som er definert som Særidrett.  Når disse to tingene er ordnet er du klar for å gå i gang.

Gå på venstremenyen “Økonomi” (du må ha rollen “Økonomiansvarlig” for å få  tilgang).  Trykk på “Lag ny betaling” og “Treningsavgift”, og velg så den særidretten du ønsker å kjøre treningsavgift for.

Du får da spørsmål om alle lag skal ha samme pris. Hvis ja, skriv inn sum og trykk neste. Trykker du nei, vil alle lagene som er definert med gruppetype “Lag” dukke opp og du kan definere egen pris for hvert enkelt lag.

Nb! Husk at det kommer en transaksjonsavgift på hver betaling. Totalpris står under hver boks, slik at dere kan justere sum som skal ut til medlemmene. 

Hvis du ikke ønsker å sende ut treningsavgift til alle gruppene, setter du sum 0 på de gruppene som ikke skal ha faktura. Når det er satt en sum i alle gruppene trykker du “Neste”

I neste bilde kan du endre på tittel og beskrivelse etter eget ønske.

Vi anbefaler at du skriver kontaktinfo til den som lager faktura i feltet “Beskrivelse”, slik at medlemmer vet hvem de skal kontakte hvis de har spørsmål til betalingen.

Du kan sende flere treningsutgifter ut per år og du bestemmer selv hvilken periode hver treningsavgift skal gjelde for. Nye medlemmer som blir registrert i de gruppene hvor det er fakturert treningsavgift, vil i denne perioden automatisk få denne fakturaen.

Nederst på siden kan du definere søskenmoderasjon hvis dere praktiserer det i klubben.

Når du har fylt ut alle feltene trykker du “Neste” og får da en oppsummering av treningsavgiften du er i ferd med å sende ut. Hvis alt ser bra ut, trykker du “Opprett betaling” og betalingen sendes da ut til medlemmer. 

Betalingen legger seg nå på Økonomidashbordet. Fra nedtrekksmenyen øverst på siden velger du den aktuelle særidretten, og treningsavgiften skal da ligge som en egen betaling. Her vil alle lagene ligge og du vil lett kunne følge med på innbetalinger. 

Generell info om treningsavgiften:
Betalingen går både til utøver og dens foreldre, og vil ligge i innboksen i appen helt til den er betalt. Med en gang den betales av en i familien, forsvinner den fra innboksen til alle. Kvittering kommer på e-post til den betalendes registrerte e-post.

Behov for å endre en betaling? Hvis du har behov for å endre frist eller beløp, klikker du deg inn på det aktuelle laget og finner rett utøver. Trykk på prikkene helt til høyre på linja og du vil få mulighet til å purre, endre og slette.

Fritatt for betaling? Eller har noen betalt inn rett på konto?

Hvis du trykker på "Rediger" på en faktura får du også mulighet til å markere en utøver for "Fritatt for betaling" , samt kunne huke av for at en faktura er betalt på annen måte, f.eks rett til konto eller via Vipps. Summen på disse fakturaene vil inkluderes i total sum innbetalt på økonomi-dashbordet, men vil ikke ikludereres i betalingsrapportene, siden de ikke har blitt gjort via Hoopit.

Utøvere som ligger i flere grupper vil få flere treningsavgifter, så her er det viktig for dere å definere hvilken av de som er riktig, og sette den andre til Fritatt.

Automatiske purringer:
Til de som ikke har betalt vil det gå automatiske påminnelser om betaling både 4 dager før og 24 timer før betalingsfristen går ut. Hvis man ikke betaler innen fristen går det automatisk purring 2, 5, 10 og 15 dager etter betalingsfrist.

Fant du svaret?